In situazioni difficili e di crisi se utilizziamo le nostre conoscenze per reagire possiamo trasformare una situazione di Rischio in una Opportunità.
Nel periodo segnato dalle restrizioni per fronteggiare il Coronavirus, è importante reagire positivamente attivando tutte le nostre abilità tecniche per trasformare una situazione critica in una situazione gestita e innalzarla allo sviluppo di nuove modalità operative.
In quest’ottica abbiamo due strumenti che bene si collocano in questo panorama. Il primo è la norma UNI ISO/TS 22331:2019 (Security and resilience — Business continuity management systems — Guidance for business continuity strategy) Sicurezza e resilienza – Sistemi di gestione per la continuità operativa – Linee guida per le strategie di continuità operativa.
La norma fornisce le linee guida per la determinazione e la selezione di strategie di continuità operativa. Essa è applicabile a tutte le organizzazioni indipendentemente dal tipo, dimensione e natura, sia nel settore privato, pubblico o non-profit. Il documento è destinato all’impiego da parte di coloro che sono responsabili della determinazione e selezione di strategie o che vi partecipano.
Questo documento specifica i requisiti per attuare, mantenere e migliorare un sistema di gestione per proteggere l’organizzazione, ridurre la probabilità che si verifichino, prepararsi, rispondere e riprendersi dalle interruzioni quando si verificano, cioè un efficace sistema di gestione per la continuità operativa BCMS (Business Continuity Management System).
I requisiti specificati nella norma sono generici e sono destinati ad essere applicabili a tutte le organizzazioni, o a parti di esse, indipendentemente dal tipo, dalle dimensioni e dalla natura dell’organizzazione. (fonte UNI)
La portata dell’applicazione di questi requisiti dipende dall’ambiente operativo e dalla complessità dell’organizzazione.
La norma è applicabile a tutti i tipi e dimensioni di organizzazioni che:
a) attuano, mantengono e migliorano un BCMS;
b) cercano di garantire la conformità con la politica di continuità operativa dichiarata;
c) hanno la necessità di essere in grado di continuare a fornire prodotti e servizi ad una capacità predefinita accettabile durante un’interruzione;
d) cercano di migliorare la loro resilienza attraverso l’effettiva applicazione del BCMS.
L’obiettivo della norma è quello di fornire una linea guida per:
• individuare le opzioni per la definizione della strategia di continuità operativa,
• individuare le risorse appropriate basate sui requisiti di continuità operativa,
• garantire il continuo adattamento ed aggiornamento delle strategie di continuità operativa,
• coordinare il piano strategico di continuità operativa con l’esigenza aziendale di “sopravvivenza".
L’approccio per la definizione del sistema per la continuità operativa consente di:
• la messa a punto di capacità di comunicazione efficace all’interno ed all’esterno dell’organizzazione,
• adottare misure per diminuire la frequenza di incidenti e l’impatto associato a questi ,
• identificare le risorse necessarie per far fronte ad incidenti,
• individuazione di luoghi alternativi dove svolgere le attività, in caso di inaccessibilità dell’azienda,
• definire le modalità per fronteggiare la indisponibilità del personale,
• valutare metodi alternativi per mantenere, riparare o sostituire le risorse necessarie,
• identificare le modalità per recuperare informazioni perdute e ripristinare le comunicazioni ed i dati
• valutare mezzi alternativi per la continuità dei servizi e prodotti dell’organizzazione.
Grazie alle indicazioni fornite dalla norma possiamo realizzare per ogni realtà un piano strutturato per fronteggiare varie e specifiche tipologie di rischio, come quello per un’epidemia.
Il secondo strumento già ampliamene utilizzato e disponibile è sicuramente lo smart working. Grazie alle recenti e sempre più diffuse tecnologie ora possiamo facilmente strutturare un’attività lavorativa svolta in remoto. Questa modalità operativa bene si colloca anche in ottica ISO 22331. I principali vantaggi possono ad esempio essere:
– Maggior flessibilità a lavoro sia in termini di orari (non esiste più l’8–17 e timbro del cartellino) sia in termini di spazi (lavoro da coworking, da casa, da parco, da filiale, da qualsiasi posto, garantendo la sicurezza dei dati)
– Possibilità di lavorare in un ambiente dinamico, trasparente, innovativo e collaborativo.
– Possibilità di gestire meglio il proprio tempo e migliorare l’equilibrio vita lavorativa-vita personale
– Maggior consapevolezza del proprio lavoro e dei propri obiettivi e opportunità di crescita professionale e personale
-Aumento produttività: più serenità a lavoro significa più produttività.
– Riduzione dell’impatto sul clima e sull’ambiente per le ridotte necessità di spostamento
– Riduzione dei costi per le aziende che, riorganizzando gli spazi ed inserendo politiche di desk sharing, riducono i costi collegati alla gestione ed affitto degli uffici fisici.
-Riduzione dei costi legata all’ottimizzazione dei processi (riduzione tempistiche, anomalie, rischi) e all’utilizzo di tecnologie collaborative che migliorano gli standard di lavoro.
-Aumento brand awareness: un’azienda che adotta politiche di Smart Working, si distingue sul mercato ed è più attrattiva per clienti, partner e per futuri dipendenti.
-Ambiente di lavoro coeso, trasparente, collaborativo, che genera continuamente idee e le sperimenta internamente, per migliorare processi o offerta ai clienti.
Il messaggio quindi per tutti è quello di cogliere le nuove opportunità e distinguersi anche e soprattutto in momenti di difficoltà e di crisi
La crisi può essere una vera benedizione per ogni persona e per ogni nazione, perché è proprio la crisi a portare progresso. La creatività nasce dall’angoscia, come il giorno nasce dalla notte oscura. È nella crisi che nasce l’inventiva, le scoperte e le grandi strategie.
(Albert Einstein)